Prioriteiten stellen in 5 stappen

Voor het werk als management assistant is het belangrijk om goed prioriteiten te kunnen stellen. In een van de eerste lesweken van het schooljaar is aan ons een methode uitgelegd om goed te kunnen prioriteren. Prioriteiten stellen is natuurlijk niet alleen belangrijk als management assistant, maar ook in het dagelijks leven is het een handige vaardigheid. Daarom wil ik deze methode graag met jullie delen. Lees je mee?

De methode die wij op school hebben geleerd, is de Covey methode. Deze methode wordt door veel personen gebruikt en is erg geliefd. Bij de Covey methode verdeel je alle taken die gedaan moeten worden over vier categorieeën. Door dit te doen, kom je erachter welke taken je op dit moment moet doen en welke taken je nog even kunt laten liggen. Door de 5 stappen te volgen die ik hieronder uitleg, lukt het jou om al je taken te prioriteren.

Stap 1: maak een takenlijst.
Om prioriteiten te kunnen stellen, moet je weten wat er gedaan moet worden. Om dit op een rijtje te krijgen, maak je een takenlijst. Pak een vel papier, een to-do boekje of een leeg Word document erbij en schrijf alles op wat er gedaan moet worden. Schrijf ook kleine taken op, want die verwerk je later ook in je planning.

Stap 2: maak een tijdsinschatting.
Nu je alle taken hebt opgeschreven, is het de bedoeling dat je inschat hoe lang je met één taak bezig bent. Dit verschilt natuurlijk per taak. Als je niet zo goed weet hoe lang je over iets doet, is het verstandig deze taak te timen. Zo weet je voor de volgende keer precies hoe lang je erover doet.

Stap 3: categoriseer alle taken
Nu is het tijd om de belangrijkste stap van de Covey methode toe te passen. Je gaat al jouw taken verdelen over de volgende 4 categorieën:

  1. Dringend en belangrijk (bv. verslag over communicatie inleveren -> deadline is vanavond 20.00 uur)
  2. Niet dringend maar belangrijk (bv. vertrouwelijke papieren versnipperen)
  3. Niet belangrijk maar dringend ( bv. een medestudent vraagt je om hem te helpen met zijn project. Dit is voor hem belangrijk, maar niet voor jou)
  4. Niet belangrijk en niet dringend (bv. koffie halen voor je collega’s)

Hierbij kun je gebruik maken van het schema dat ik hierboven heb neergezet.

Stap 4: stel prioriteiten binnen de categorieën.
Nu je alle taken hebt gecategoriseerd, kan het zijn dat er meerdere taken in één categorie staan. Vooral voor de ‘dringend en belangrijk’ categorie is het belangrijk om te kijken welke taak eerst gedaan moet worden. Je prioriteert de taken dus nog eens binnen de eigen categorie. Vraag de deadline na of bedenk zelf wanneer de deadline is, zodat je weet welke taak als eerst moet worden ingepland.

Stap 5: maak een planning a.d.h.v. jouw tijdsinschatting
Nu je alle prioriteiten hebt gesteld, kun je een planning maken. Bij het maken van een planning, kijk ik altijd naar de prioriteit van de taak én naar mijn tijdsinschatting. Wanneer je minder tijd beschikbaar hebt, dan de tijd die je nodig hebt om alle taken af te ronden, laat je de taken uit de vierde categorie vallen. Hierdoor heb je tijd voor de taken met de hoogste prioriteit.

Nu ik alle stappen heb uitgelegd, zal ik laten zien hoe ik deze gebruik aan de hand van een voorbeeld.

Stap 1: maak een takenlijst.

Mijn takenlijst bestaat vandaag uit:

  • Een verslag controleren en inleveren (deadline is vanavond 12 uur).
  • Mails m.b.t. mijn blog beantwoorden.
  • Leren voor een Engels examen (het examen vindt plaats over twee weken).
  • De nieuwe youtube video van Monica Geuze checken.
  • Voorbereiden werkoverleg (het werkoverleg is morgenochtend).

Stap 2: maak een tijdsinschatting.

  • Een verslag controleren en inleveren (deadline is vanavond 12 uur). 30 minuten
  • Mails m.b.t. mijn blog beantwoorden. 20 minuten
  • Leren voor een Engels examen ( het examen vindt plaats over twee weken). 60 minuten
  • De nieuwe youtube video van Monica Geuze kijken. 25 minuten
  • Voorbereiden werkoverleg (het werkoverleg is morgenochtend). 40 minuten

Stap 3: categoriseer alle taken

  1. Dringend en belangrijk: verslag controleren en inleveren + voorbereiden werkoverleg.
  2. Niet dringend maar belangrijk: leren voor Engels examen.
  3. Niet belangrijk maar dringend: mails m.b.t. mijn blog beantwoorden.
  4. Niet belangrijk en niet dringend: nieuwe video van Monica Geuze kijken.

Stap 4: stel prioriteiten binnen de categorieën.

Alleen in de eerste categorie staan twee taken. Van deze taken ga ik eerst het verslag controleren en inleveren, aangezien de deadline daarvan eerder is dan van de voorbereidingen van het werkoverleg.

Stap 5: maak een planning a.d.h.v. jouw tijdsinschatting

Ik heb 3 uur nodig om alle taken af te ronden, alleen ik heb maar 1,5 uur de tijd. Nu komt het prioriteren weer van pas, want door het toepassen van het schema weet ik dat ik de video van Monica kan dumpen en later kan leren voor mijn Engels examen. Door deze twee taken een andere keer te doen, red ik het om de belangrijkste taken vandaag af te ronden.

Ik hoop dat deze manier van prioriteiten stellen duidelijk is voor jullie en dat jullie er iets aan hebben. Kende jij deze manier van prioriteiten stellen al? Of heb jij een hele andere manier van prioriteiten stellen?

You may also like

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *